Tags

, , ,

TẠO MỤC LỤC TRONG WORD 2007 (Phần 1)

Tạo mục lục cho 1 tài liệu Word là nhu cầu thiết yếu, đặc biệt là trong những văn bản dài như đề án, luận văn, … Để dễ dàng quản lý, cập nhật mục lục 1 cách tự động, chúng ta cần tạo các Table of Contents (TOC). Bản chất của TOC là việc sử dụng các Styles được định nghĩa trong tài liệu kết hợp với Bookmarks được tạo ra 1 cách tự động. Một TOC có 1 hoặc nhiều level. Mỗi level hiển thị các đề mục tương ứng với từng style đã được chọn trước đó.

Bài viết này sẽ hướng dẫn cách tạo mục lục bằng TOC ở:

  • Mức độ cơ bản: sử dụng các styles mặc định như Heading 1, Heading 2, … kết hợp tính năng Numbering để đánh số thứ tự.
  • Nâng cao: tự tạo các styles theo ý mình, tuỳ biến số thứ tự và định dạng lại style của các TOC level.

1. Một số khái niệm cơ bản

  • Style

Style là tập hợp các định dạng (formatting) được quy định sẵn, như: font color, font size, line spacing, tab indent,… Chúng ta có thể tạo sẵn các style, từ đó áp dụng cho 1 (hoặc nhiều) đoạn văn (paragraph). Các style mặc định thường xuyên được sử dụng như là Title, Strong, Normal, Heading 1, Heading 2, …

  • Numbering

Numbering cung cấp khả năng đánh số thứ tự cho các đoạn văn bản. Cách đánh số có thể theo (1,2,3), (I,II,III), (a,b,c), hay theo 1 thứ tự nào đó do mình tự quy định.  Có thể đánh số thứ tự theo 1 hoặc nhiều level, mỗi level sẽ tương ứng với 1 style nào đó.

2. Tạo mục lục dựa vào các Style mặc định

Giả sử chúng ta có 1 văn bản, là các đề mục trong 1 đề cương, như sau:

Nếu như không biết tính năng chọn style và tạo Table of Contents trong Word, thông thường người sử dụng sẽ chọn cách tự gõ các số thứ tự, đồng thời phải tự tạo ra 1 trang mục lục bằng cách nhập tay và phải tự chỉnh sửa mỗi khi tiêu đề của các đề mục hay số trang bị thay đổi. Điều này thật bất tiện, tốn công sức, tốn thời gian và đôi khi dẫn đến những sai sót không đáng có.

Để tạo được 1 Mục lục có khả năng tự động cập nhật khi có sự thay đổi, các bước tiến hành như sau:

1. Chọn style Heading 1 cho các đề mục chính và Heading 2 cho các đề mục con

2. Chọn Numbering cho từng đề mục chính.

3. Chèn 1 Table of Contents với kiểu Built-in.

Một mục lục sẽ được tạo ra với các định dạng mặc định.

Sau khi tạo được TOC, sau này mỗi khi tài liệu có được thay đổi, để cập nhật lại các đề mục và số trang, chúng ta chọn vùng TOC và click Update Table với 2 lựa chọn: Update page numbers only và Update entire table.

Như vậy, chỉ với 3 bước khá đơn giản, chúng ta đã có thể tạo 1 mục lục tự động cập nhật. Trong phần 2, chúng ta sẽ tuỳ biến mục lục này theo 1 vài yêu cầu như:

  • Đề mục chính phải được đánh số thứ tự thành Chương 1, Chương 2, …
  • Đề mục con phải được đánh số thứ tự phụ thuộc vào đề mục chính, ví dụ như 1.1, 1.2, …
  • Định dạng lại font, cách đầu dòng cho mục lục.

Enjoy!!!
Nhat Phan