Tags

, , , ,

TẠO MỤC LỤC TRONG WORD 2007 (Phần 1)

TẠO MỤC LỤC TRONG WORD 2007 (Phần 2)

Phần 2 này sẽ tập trung vào việc tùy biến mục lục với 1 số yêu cầu nâng cao hơn như:

  • Đề mục chính có số thứ tự là Chương 1, Chương 2, …
  • Số thứ tự của đề mục con phụ thuộc vào đề mục chính, ví dụ như 1.1, 1.2, …
  • Định dạng lại font chữ, cách đầu dòng cho mục lục.

Đây chính là những yêu cầu thường gặp trong các luận văn, đề án. Và để đáp ứng được các yêu cầu trên, chúng ta sẽ tạo và tùy biến các Style theo ý mình để có mục lục như hình sau:

 Các bước thực hiện sẽ như sau:

1. Tạo Custom Style cho các đề mục Chính

  • Chọn toàn bộ 1 đề mục chính, chọn lại style là Normal để về lại format bình thường.
  • Format đề mục chính, ví dụ: in đậm và font-size = 12pt; save lại thành 1 style mới, bằng cách sổ danh sách Style xuống, chọn Save Selection as a New Quick Style.
  • Đặt tên cho Style mới, ví dụ “Level 1”
  • Chọn Modify để có thể chỉnh sửa lại 1 số format, ví dụ như thay đổi lại format cho paragraph hoặc gán shortcut key “Ctrl+1” để có thể dùng phím tắt nhanh chóng apply Style này cho 1 đoạn văn bản.

2. Đánh số thứ tự theo Chương 1, Chương 2, …

  • Trong tab Home, click Multilevel List và chọn Define new Multilevel List
  • Trong hộp thoại “Define new Multilevel List”, chọn “More >>”, và thay đổi các giá trị như sau:
    • Link level to style: chọn style “Level 1”. Đây chính là style của đề mục chính.
    • Enter formatting for number: Xóa hết và bắt đầu gõ chuỗi kí tự muốn hiển thị, nếu chỗ nào là số thứ tự sẽ tự động tăng thì chọn trong Number style for this level. Ví dụ như hình bên dưới sẽ lần lượt nhập là: gõ “Chương “; chọn I, II, III, …”; gõ “:”.
    • Nếu muốn thay đổi vị trí căn lề của số thứ tự hay của text, chúng ta có thể thay đổi giá trị ở phần Position.
  • Áp dụng style “Level 1” cho tất cả các đề mục chính để được kết quả như sau:

3. Tạo Custom style cho Đề mục Con, …

Với các bước thực hiện tương tự, chúng ta tạo 1 style là “Level 2” với định dạng như mong muốn và bắt đầu đánh số thứ tự cho level này bằng cách:

  • Trong tab Home, chọn Multilevel List và chọn lại List đã định nghĩa ở “Level 1”
  • Vì ở bước trên chúng ta chưa quy định cách hiển thị của level 2 trong Multilevel list nên số thứ tự hiển thị chưa đúng như ý muốn. Để thay đổi, chọn “Define Multilvel List”.
    • Bảo đảm rằng, Level 1 đang được gán cho style “Level 1″ của chúng ta”
    • Click “2” ở khung bên trái để chuyển qua “level 2”, thay đổi các giá trị: Link level to style = “Level 2”; Level to show in gallery = “Level 2”
    • Trong Enter formatting for number, xóa hết giá trị đang có
      Chọn “Level 1” trong Include level number from;
      Tiếp tục nhập “.”;
      Sau đó chọn “1, 2, 3, …” trong Number style for this level.
    • Chọn Legal style numbering để tự động đổi số thứ tự I.1 thành 1.1
  • Áp dụng style “Level 2” cho tất cả các đề mục con để được kết quả như sau:

4. Tạo Mục lục

Sau khi đã định dạng lại các style, chúng ta cần tạo mới lại mục lục ( vì mục lục cũ sử dụng những style mặc định).

  • Xóa mục lục cũ đi.
  • Thêm vào mục lục mới bằng cách chọn Table of Contents trong tab References, chọn Insert Table of Contents (không chọn TOC mặc định như trước đây).
  • Trong hộp thoại Table of Contents, chọn Options…
  • Xóa giá trị trong các ô Heading 1, Heading 2, Heading 3.
  • Thiết lập các giá trị cho các style Level 1, Level 2. Các giá trị này chính là thứ tự (cấp bậc) của style đó sẽ hiển thị trong mục lục. Ở đây, chúng ta muốn có 1 mục lục gồm 2 level nên sẽ nhập giá trị cho Level 1 là 1, Level là 2.
  • OK để tạo mục lục

4. Chỉnh sửa Mục lục

Mỗi một style được hiển thị trong mục lục có thể định dạng lại cách hiển thị bằng cách thay đổi các style có tên bắt đầu bằng TOC như hình bên dưới:

  • Trong tab References, chọn Insert Table of Contents trong Table of Contents
  • Click chọn Modify để hiển thị hộp thoại Style.
  • Mỗi level trong mục lục sẽ có định dạng tương ứng với mỗi style trong hộp thoại. Ví dụ: “Level 1” sẽ có style “TOC 1”, “Level 2” có style “TOC 2”. Muốn thay đổi cách hiển thị ở level nào thì thay đổi style tương ứng (chọn style tương ứng, rồi click Modify trong hộp thoại style)

Giả sử như trong mục lục chúng ta muốn in đậm, viết hoa tất cả các chương (các đề mục chính) và in nghiêng các đề mục con thì sẽ thay đổi 2 style “TOC 1” và “TOC 2” để có kết quả cuối cùng như sau:

Enjoy!!!
Nhat Phan