Tags

THIẾT LẬP TÍNH NĂNG CONTENT ORGANIZER

Hãy thử tưởng tượng chúng ta phải giải quyết 1 yêu cầu như sau: Xây dựng 1 hệ thống để lưu trữ và quản lý các loại văn bản khác nhau, bao gồm: proposal, contract,… Người sử dụng muốn hệ thống phải thật sự đơn giản để chỉ cần họ gửi văn bản của họ đến hệ thống, hệ thống phải có khả năng tự động phân loại và lưu trữ văn bản ở những nơi khác nhau.

Ok, đơn giản! Chúng ta có SharePoint! Chỉ cần khoảng 5 -10 phút để tạo 1 document library, kết hợp với việc sử dụng column, content type; cấu hình permission và có thể thiết lập 1 vài workflow cần thiết. Vậy là xong? Vậy làm sao để văn bản được lưu trữ đúng nơi quy định 1 cách tự động? Lúc này, chúng ta cần thiết lập tính năng Content Organizer.

Vậy tính năng Content Orgainizer là gì? Khi nào chúng ta cần nó? Cấu hình nó như thế nào?

1. Chức năng của Content Organizer

Tính năng Content Organizer cho phép người sử dụng tạo ra 1 nơi duy nhất để nhập văn bản (drop-off library) và sau đó quy định những tập luật (rule) để có thể tự động chuyển các văn bản đó đến các nơi khác nhau.

Tính năng này không có trong phiên bản SharePoint Foundation 2010.

Một library đặc biệt, tên là “drop-off library” sẽ được tự động tạo ra ngay khi tính năng Content Organizer được kích hoạt trên site đó.

Tính năng Content Organizer được kích hoạt 1 cách mặc định cho các Document Center site. Sau khi đã cấu hình và quy định các rule, người sử dụng có thể upload document trực tiếp ở trang chủ hoặc thêm 1 document mới trong drop-off library.

2. Cấu hình tính năng Content Organizer

Vào Site Settings –> Site Features để kích hoạt tính năng Content Organizer.

Sau khi kích hoạt, trong Site Settings sẽ xuất hiện thêm 2 link:

  • Content Organizer Settings: bao gồm:
    • Redirect Users to the Drop-off Library: Nếu check lựa chọn này, user không thể add thêm document vào hệ thống 1 cách trực tiếp mà phải upload vào trong drop-off library
    • Sending to Another site: cho phép gửi đến library thuộc site collection khác
    • Folder Partition: Sử dụng thiết lập này để tự động tạo thêm folder mới trong trường hợp  folder cũ đã có quá nhiều documents (khuyến cáo là không quá 250.000)
    • Duplicate Submission: xử lý những trường hợp document bị trùng nhau.
    • Role: chỉ định người có trách nhiệm can thiệp trong trường hợp không có rule nào phù hợp với document
  • Content Organizer Rules: quy định các rule:
    • Rule Name
    • Rule status and priority: quy định trạng thái và độ ưu tiên của rule
    • Content type group and value: chỉ ra content type của document
    • Conditions: quy định các điều kiện (dựa theo các property) để document match rule
    • Target location: nơi document sẽ được tự động chuyển đến
 Enjoy!!!

Nhat Phan